Enterprise Content Management verfolgt das Ziel, sowohl strukturierte als auch nicht strukturierte Daten und Informationen im Betrieb auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Diese Digitalisierungsmethode soll das Unternehmen schneller, agiler und vernetzter machen. Das gilt übrigens nicht nur für die IT des Unternehmens, sondern auch für die Menschen: Collaboration ist in Zeiten der Digitalisierung ein wichtiges Thema, damit die gute Zusammenarbeit unter Mitarbeitern gefördert werden kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Bedingungen im Unternehmen bestehen müssen, damit die digitalen Werkzeuge der Collaboration eingeführt und akzeptiert werden können, um die neuen Herausforderungen zu meistern.

Strategien und Werkzeuge der Collaboration – flexible Arbeitsmodelle werden ermöglicht

Die Digitalisierung bringt viele Herausforderungen aber auch Potenziale mit sich. Fest steht jedenfalls, dass unser Arbeitsalltag durch sie bereits stark verändert wurde.
Während es bei den älteren Generationen nicht unüblich war, bei einem Betrieb bis zur Rente angestellt zu sein, lässt sich dies heutzutage nicht oder nur im Beamtentum vorstellen. In der Regel gab es wenig Mitarbeiterfluktuation in Unternehmen und auch die Firmenstandorte lagen zentral.
Die Situation heute: Der Mitarbeiterpool weist eine höhere interdisziplinäre Breite auf, Talente durchlaufen schneller das Unternehmen und wechseln die Position und die gesamte Wertschöpfungskette ist von mehr Parteien an unterschiedlichen Standorten als in der Vergangenheit abhängig.
Reibungslose Geschäftsprozesse und ein guter Wissenstransfer sind daher für Unternehmen wichtiger denn je. Collaboration-Werkzeuge bieten die Möglichkeit, die Kommunikation sowie die Zusammenarbeit zu verbessern, um diesen Zustand erreichen zu können. Unter www.ser.de/themen/collaboration.html erfahren Sie, wie Collaboration als Teil einer ECM-Lösung genutzt werden kann, um die Unternehmensstrategie an die neuen Herausforderungen der Digitalisierung anzupassen.
So muss beispielsweise zunächst eine einheitliche Informationsbasis geschaffen werden, die eine zeitlich und örtlich unabhängige Arbeitsweise überhaupt ermöglicht. Ein Einsatz von Collaboration lohnt sich in vielen Fällen, denn immer mehr innovative Startups, clevere IT-Dienstleister und auch KMUs sind aufgrund von getrennten Projektteams von flexiblen Arbeitsmodellen abhängig, um sich auf dem Markt behaupten zu können.

Unternehmenskultur der Zusammenarbeit: Collaboration ist sowohl Mitarbeiter- als auch Chefsache

Eine softwaregestützte Lösung der Collaboration ist nur eine Maßnahme für eine erleichterte Zusammenarbeit. Es ist nicht entscheidend, welche spezifische Methode im Endeffekt eingeführt und genutzt werden soll. Am Anfang einer besseren Zusammenarbeitsstrategie steht die Unternehmenskultur. Das Miteinander-Reden und das Miteinander-Arbeiten sind dabei zwei grundsätzliche Kernkompetenzen, die für den Unternehmenserfolg dazugehören müssen.
In der Praxis kann es bei der Kommunikation und Kooperation jedoch schnell zu Konflikten und Stolpersteinen kommen: Es zeigt sich häufig, dass die gewünschte bessere Collaboration aus der Führungsetage angeordnet wird – ein Wandel kann aber nicht erzwungen werden. Eine Transformation zu einer guten Zusammenarbeit lässt sich nur in der täglichen Praxis durch eine Vielzahl von kleineren Initiativen und anhand von Erfahrungswerten vollziehen. Damit die Collaboration angenommen wird, muss bei den Mitarbeitern eine Akzeptanz bestehen, was nur durch das Vorleben der gewünschten Unternehmenskultur geschehen kann.
Auf der anderen Seite kann eine Veränderung im Unternehmen ohne eine Unterstützung und bewusste Steuerung durch Führungskräfte nicht gelingen. Hier muss also ein Kompromiss beider Seiten gefunden werden, um die nötige Flexibilität für eine gute Collaboration-Strategie zu ermöglichen. Somit ist es sowohl Aufgabe des Chefs als auch der Mitarbeiter, eine transformationsoffene Unternehmenskultur zu schaffen. Anschließend können erforderliche Maßnahmen ergriffen werden, zu denen unter anderem die genannten Softwareprogramme der Collaboration gehören.

Ziehen Führungsetage und die Angestellten an einem Strang, so kann die Strategie für eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen umgesetzt werden. Bei der Auswahl eines Tools ist es wichtig, dieses auf die Anforderungen der Mitarbeiter und die Ziele des Unternehmens abzustimmen – denn es gibt viele Hersteller, die Lösungen für diverse Branchen und Betriebsarten anbieten. Wurde ein Programm gefunden, so können Schulungen geplant werden, damit sich die Einführung einfach gestaltet und die Mitarbeiter an die Software herangeführt werden. Sowohl Großkonzerne als auch KMUs können von softwaregestützter Collaboration erheblich profitieren und somit die Zusammenarbeit verbessern und letztendlich die Effektivität des Unternehmens erhöhen, solange die notwendigen Bedingungen für eine gute Kommunikation und Kooperation im Betrieb erfüllt sind.